Qu’est-ce qu’un ERP ? Quels bénéfices peut-il apporter à votre entreprise ?

Vous êtes à la recherche d’une solution de gestion pour votre entreprise et vous avez entendu parler des ERP ? CRM ERP SAAS, ERP Cloud SAAS… Difficile de s’y retrouver parmi tous ces acronymes. C’est pourquoi nous allons voir avec vous ce qu’est un ERP (ou progiciel de gestion intégré), quelles sont ses différentes déclinaisons et comment faire le choix d’une solution adaptée à votre entreprise.

ERP : définition et fonctionnement

Commençons par la signification du terme ERP. ERP est une abréviation pour Enterprise Resource Planning. En français, on parle des PGI pour Progiciels de Gestion Intégré, bien que cette appellation soit peu usitée.

Un ERP, ou système ERP, est un logiciel de gestion qui pilote et centralise toutes les activités et processus d’une entreprise autour d’une base de données unique. 

Son fonctionnement est basé sur la collecte, la centralisation et le traitement des données des différents modules indépendants qui le composent. Ainsi, un ERP peut posséder des dizaines de composantes associées à différents pôles de fonctionnement de votre entreprise :

• •Ressources humaines ;

• •Gestion financière, comptabilité ;

• •Gestion des stocks, chaînes de production, etc ;

• •Fournisseurs et approvisionnement ;

• •Gestion de la relation client ;

• •Tout autre service pertinent.

Une fois les données collectées, croisées et traitées, elles sont analysées et peuvent servir à générer des rapports qui vous donneront une vision globale des performances de votre entreprise.

Les ERP sont personnalisables à l’infini afin de s’adapter à toutes les structures d’entreprise

Les différents types de solutions ERP et leurs spécificités

Il existe des dizaines de solutions logicielles sur le marché des ERP. Néanmoins, on retrouve trois “formats” principaux : les solutions On Premise, les ERP Cloud et les ERP SAAS. Voyons les avantages et inconvénients de chacun de ces outils de gestion et pour quels types d’entreprises, ils sont les plus adaptés. 

L’ERP On Premise

Un logiciel ERP On Premise est un logiciel dont on achète la licence avant de l’installer sur un ordinateur ou un serveur de l’entreprise. C’est une solution traditionnelle, mais qui tend à disparaître au profit des ERP en SAAS ou en Cloud. En effet, les ERP on Premise ont plusieurs inconvénients :

• •Ils nécessitent un lourd investissement matériel, entre les serveurs dédiés et le personnel informatique censé les gérer ;

• •Ils manquent d’adaptabilité dans le temps, leurs fonctionnalités n’ont pas toujours la flexibilité requise pour les nouveaux modèles d’entreprise ;

• •Ils demandent un investissement financier et temporel important, l’achat du matériel et le temps passé à la maintenance et aux mises à jour sont exigeants.

Le seul réel intérêt d’un logiciel ERP On Premise est la garantie absolue de confidentialité qu’implique son entière gestion en interne de l’entreprise. 

L’ERP Cloud

Plus moderne, l’ERP Cloud est adapté aux nouveaux modèles de gestion d’entreprise. Avec cette solution, l’entreprise gère le logiciel, y compris sa maintenance et ses mises à niveau, comme pour un ERP On Premise. En revanche, les serveurs sont situés en dehors de l’organisation et ne lui appartiennent généralement pas. Cette externalisation apporte plusieurs avantages :

• •Frais de matériel quasi nuls puisque les serveurs n’appartiennent pas à l’entreprise.

• •Frais d’entretiens extrêmement limités, car la maintenance et l’entretien des serveurs ne sont pas à la charge de l’entreprise. 

Attention, les mises à jour et la maintenance du logiciel restent cependant à la charge de l’entreprise la plupart du temps. De plus, les ERP Cloud restent des logiciels adaptés à une utilisation en local, la seule différence avec un ERP On Premise est qu’on y accède à distance. 

L’ERP Cloud permet de centraliser les données sur un serveur externe à l’entreprise

L’ERP SAAS

Certainement la solution la plus moderne en matière d’ERP. Un progiciel SAAS se rapproche grandement d’une solution Cloud. En effet, comme pour cette dernière, ses serveurs se situent en dehors de l’entreprise. Cependant, l’externalisation est poussée encore plus loin ; l’entreprise souscrit à un pack qui lui donne accès au logiciel. De plus, elle bénéficie de toutes les mises à jour, de tous les correctifs et nouvelles fonctionnalités apportés à l’ERP. 

Comme plusieurs organisations peuvent souscrire à ce pack, elles sont toutes soumises automatiquement simultanément aux changements du logiciel. Ainsi, sans aucune action de l’entreprise, le logiciel reste constamment à jour.

Enfin, comme ces ERP sont pensés pour être utilisés par internet uniquement, leur langage de programmation est généralement différent. 

Néanmoins, un d’attention reste à retenir si vous optez pour un ERP SAAS : la question du coût. En effet, chaque utilisateur paye un abonnement, le montant total peut donc rapidement grimper pour des grandes entreprises aux structures complexes.

Quel ERP choisir pour votre entreprise ?

Selon le type et la taille de votre structure, un progiciel de gestion peut vous convenir davantage qu’un autre. En effet, les moyennes entreprises n’ont pas les mêmes besoins en termes de logiciels de gestion qu’une TPE ou une multinationale. Voici les premiers critères à analyser pour faire le bon choix :

• •Le nombre d’utilisateurs : le coût d’un abonnement à un ERP SAAS dépend majoritairement de ce paramètre ;

• •Les modules de gestion et fonctionnalités : selon les pôles d’activité de votre entreprise, les modules utilisés et les fonctionnalités demandées pour augmenter votre productivité peuvent varier ;

• •L’intégration et le paramétrage : pour être efficace, choisissez un ERP qui garantira la meilleure communication entre tous les services de votre entreprise ;

• •L’évolutivité et l’adaptabilité : voyez à long terme et cherchez un ERP qui pourra vous accompagner dans le temps, au gré des évolutions de votre organisation ;

• •La maintenance et l’entretien : demandez-vous si vous pouvez et voulez gérer vous-même ses aspects en interne ou si vous préférez les déléguer à un organisme extérieur grâce à un ERP Cloud ou SAAS, hébergé en externe.

La taille de votre entreprise est un facteur déterminant pour le choix de votre ERP

L’évaluation de tous ces critères doit vous amener à considérer les trois types de déploiement possible ; l’ERP On Premise, L’ERP Cloud et l’ERP SAAS. Voici donc un bref résumé des atouts et limites de chacune de ces solutions :

FAQ - ERP

Pourquoi utiliser un ERP ?

Un ERP, ou système de planification des ressources d'entreprise, permet aux entreprises d'intégrer et d'automatiser leurs opérations commerciales clés. Ainsi, il peut vous aider à centraliser les informations, à améliorer votre prise de décision, à optimiser les processus, ou encore à faciliter la communication interdépartementale. En résumé, c’est un outil qui vous permettra de fonctionner plus efficacement et de réduire les coûts.

ERP ou CRM, que choisir ?

Opter pour un ERP ou un CRM dépend de vos besoins. Alors qu’un ERP gère l'ensemble des opérations de l'entreprise, un CRM se concentre principalement sur la gestion des relations avec les clients. Si votre priorité est d'améliorer la satisfaction client et les ventes, un CRM pourrait être plus approprié. Si vous cherchez à intégrer et optimiser l'ensemble de vos opérations d'entreprise, un ERP est le choix logique.

Comment choisir le bon ERP pour mon entreprise ?

Le choix du bon ERP dépend de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité, de vos besoins spécifiques et de votre budget. Commencez par évaluer vos processus d'entreprise, puis identifiez les domaines qui nécessitent une amélioration. Ensuite, recherchez les solutions ERP qui offrent des fonctionnalités adaptées à vos besoins. Assurez-vous également tout au long de votre recherche de considérer les coûts à long terme, la facilité d'utilisation, et la flexibilité de la solution.

Quelle est la différence entre un ERP cloud et un ERP sur site ?

Un ERP cloud est hébergé sur des serveurs distants et est accessible via Internet. Il offre une mise en place plus rapide, des coûts initiaux plus faibles, et une mise à jour plus aisée. Un ERP sur site est installé directement sur les serveurs de votre entreprise. Il peut offrir une personnalisation plus poussée et un contrôle direct sur les données, mais nécessite généralement un investissement initial plus élevé et des coûts de maintenance réguliers.

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