Un workshop désigne un atelier de travail et d'échange axé sur un thème choisi à l'avance. Sur le même modèle que les barcamp, les workshop sont souvent moins spécialisés sur les toutes dernières innovations en lien avec internet, ou les app. Les workshop évoquent des sujets beaucoup plus globaux.
L’objectif du workshop est de créer un lieu de discussion et de rencontre où des spécialistes exposent leurs travaux devant un public composé aussi bien de personnes confirmées que de novices intéressés par le sujet.
Ainsi, il peut rassembler des jeunes chercheurs comme des experts reconnus, et leur permettre de partager leur point de vue et de les inviter à collaborer sur le sujet.
Les workshops attirent divers publics. Se composant à la fois d’experts, de novices, d’étudiants ou de simples curieux, etc. Organisés par une entreprise, ils sont souvent réservés aux employés, ainsi qu’aux intervenants invités.
En école certains workshops sont souvent ouverts aux non étudiants. Les autres sont mis en place par des associations ou divers organismes, eux sont ouverts à tous types de publics.
Les avantages des workshops permettent un vrai partage de connaissances. Ils permettent de réunir des personnes qui ne le font pas habituellement, ainsi ils se rencontrent et fédèrent leurs idées autour d’un projet : on peut parler aussi de team building. Au cours de ces workshops des animateurs sont désignés pour que l’atelier soit fluide. La personne qui organise ce workshop est souvent chargé de cette mission. Elle doit rendre l’atelier, fluide, instructif et distrayant.
De plus en plus d’entreprises d’événementiel ou de coaching proposent d’accompagner les entreprises dans la mise en place des ateliers.
La durée d’un workshop peut varier, en fonction de son but et de son public. Workshop d’une journée, deux trois ours ou d’une semaine, il n’y a pas de durée idéale. Cela dépend de la thématique. La majeure partie du temps, un workshop est organisé de la manière suivante :
La matinée est consacrée au partage de connaissances. Des spécialistes exposent leurs recherches sur la thématique abordée. Ils sont dans une démarche de transmission.
L’après-midi est consacrée au ateliers pratiques et de mise en situation. Les participants sont invités à faire part de leur point de vue et de trouver ensemble des solutions, idées, améliorations.
Premièrement un workshop n’est pas une conférence. La différence entre le workshop et la conférence est que l’on y assiste pas seulement, mais on y participe. Les participants sont dans une démarche proactive. Le workshop est un moment d’échange, de partage d'expertises et d’expériences. Chaque personne présente apporte son avis, ses connaissances. Chacun à sa manière témoigne de ce qu’il sait ou de ce qu’il a vécu.
Au sein des entreprises les workshops servent à résoudre un problème interne, à prendre diverses décisions ainsi qu’à monter de nouvelles stratégies. Le but est de dédier un moment à un sujet en particulier et de mobiliser l’ensemble des personnes pendant ce temps.
Le workshop permet également de parler plus facilement aux experts et de leur poser diverses questions, plus facilement que dans une conférence. Les ateliers workshop sont également importants dans le cadre des travaux de groupe : cela peut permettre à des collègues qui ne travaillent jamais ensemble de partager leurs idées et ainsi de faciliter le coworking.
Un workshop bien organisé a une valeur inestimable pour toutes les personnes présentes et toutes celles qui bénéficient des résultats. Les ateliers sont parfaits pour les brainstormings, l'apprentissage interactif, l'établissement de relations et la résolution de problèmes. C'est pourquoi la planification préalable est essentielle.
Chaque atelier doit avoir un but. Avez-vous besoin d'améliorer les procédures d'embauche de votre entreprise ? Voulez-vous enseigner aux gestionnaires comment être de meilleurs organisateurs ? Avez-vous besoin d'améliorer le travail d'équipe au sein d’une équipe nouvellement formée ? Tout workshop doit avoir un objectif pensé en amont.
Savoir qui y assistera est directement lié à votre objectif. Par exemple, si l'objectif de votre atelier est de trouver une solution détaillée à un problème, le mieux est probablement d’y convier 10 participants clés ou moins. Si votre objectif est centré sur l'éducation, vous pourriez vous contenter d'un groupe beaucoup plus grand, qui se divise en plusieurs groupes pour la discussion. Dressez une liste des personnes qui doivent être présentes. Essayez d'être aussi précis que possible, mais laissez quelques places pour des ajouts de dernière minute.
Si vous avez 10 participants, une salle de conférence présente au sein de vos locaux sera probablement parfaite. Mais si vous avez 50 personnes, vous devrez peut-être trouver un endroit extérieur assez grand.
Il est important de préparer en amont les détails logistiques, est-ce que la salle choisie pourra vous permettre d’utiliser des aides visuelles, ou d’autres outils : rétroprojecteur, téléconférence etc...Existe-t-il des installations appropriées pour les séances en petits groupes ? Est-ce que tout le monde pourra se rendre sur les lieux ? Devriez-vous organiser l'hébergement de personnes venant de loin ? Et quels sont les services de traiteur offerts à l’endroit ?
Maintenant que vous connaissez votre objectif principal et les personnes qui participeront à l'atelier, vous pouvez commencer à tracer les grandes lignes de la façon dont vous comptez atteindre l'objectif de l'atelier.
- Créez une liste des points principaux dont vous devez discuter, puis décomposez chaque point plus important en détails que vous voulez communiquer à votre auditoire.
- Supports visuels - énumérez les supports visuels, s'il y a lieu, que vous utiliserez pour chaque point.
- Discussions et activités - prenez le temps de dresser la liste exacte des discussions de groupe et des activités que vous aurez à chaque étape de l'atelier. Combien de temps prévoyez-vous pour chaque exercice ? Assurez-vous que vos activités sont adaptées à la taille du groupe et que votre lieu de réunion dispose des ressources nécessaires (par exemple, des salles de séminaire) pour organiser les séances.
N'oubliez pas que plus votre plan est détaillé, plus vous vous assurerez que l'atelier se déroulera selon le calendrier prévu - et qu'il sera couronné de succès.
La seule façon de savoir si votre atelier a été un succès est d'avoir un plan de suivi efficace fait à l’avance. Créez un questionnaire à distribuer à tous les participants à la fin de l'événement et donnez-leur de nombreuses occasions de partager leurs opinions sur le bon déroulement de l'événement. C’est une bonne manière de s'améliorer pour un prochain atelier.
Il est également important d'avoir un plan pour communiquer les décisions qui ont été prises pendant l'atelier. Allez-vous envoyer un mail à tout le monde avec les détails ? Allez-vous le mettre sur l'intranet de votre entreprise ? Les gens ont besoin de savoir que leur travail acharné a réellement abouti à une décision ou à une action, alors tenez-les au courant de ce qui se passe après la fin de l'atelier. Au cours de l'atelier - faire participer les gens
Faire participer tout le monde est la clé du succès d'un atelier. Si vous vous levez et parlez pendant trois heures, vous ne faites que donner une conférence, vous n’animez pas un atelier. Tout le monde doit participer ! La création d'exercices en groupe est différente pour chaque atelier. Gardez ces conseils à l'esprit :
- beaucoup de gens sont nerveux à l'idée de parler en public ou dans un groupe qui ne leur est pas familier. Si vous prévoyez des exercices de groupe, limitez la taille de chaque groupe pour que les participants soient plus à l'aise pour parler et interagir.
- mélangez différents types de personnes dans chaque groupe. Par exemple, si plusieurs départements participent à votre atelier, ne les mettez pas seulement ensemble. En encourageant les gens à interagir avec d'autres départements, ils peuvent apprendre à voir les choses sous différents angles.m
- déterminez comment vous noterez les idées de chaque groupe. Il s'agit d'un petit détail, mais important, qui est souvent négligé. Si vous avez cinq groupes ou moins, prenez le temps de permettre à toute l'équipe d'évaluer les idées de chaque petit groupe. C'est une excellente façon de réduire votre liste d'idées et de laisser briller les bonnes.
N'oubliez pas de consacrer le plus de temps possible à la création d'exercices de groupe amusants et intéressants. Il est probable que tout le monde puisse s'y intéresser et y participer.
Il ne fait aucun doute que la planification d'un grand workshop est beaucoup de travail. Mais si vous passez du temps à réfléchir aux détails, tout le monde profitera pleinement de l'événement.
L'objectif de l'atelier doit être au centre de toute votre planification. Les exercices créatifs permettront à tout le monde de se détendre et de s'impliquer, et n'oubliez pas de faire un suivi par la suite : même s'il peut être effrayant d'entendre ce que les gens pensent vraiment de tout votre travail, c'est le seul moyen d'améliorer votre prochain événement.
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