BPM

"BPM" ou Business Process Management est une approche permettant de modéliser informatiquement les processus métiers de l'entreprise (aspect applicatif et humain).

Le but de la démarche est d'obtenir une meilleure vue globale de l'ensemble des processus métiers et de leurs interactions dans l'entreprise afin de les optimiser et de les automatiser au maximum grâce à des applications par exemple.

A quoi sert le BPM ?

Le BPM est utilisé sur une base continue pour l'amélioration des processus d'affaires. Il vise à améliorer l'ordre, la visibilité et l'efficacité des flux de travail collectifs qui composent un processus métier donné. Le BPM est destiné à réduire le chaos au sein des flux de travail collectifs qui constituent un processus et à éliminer la gestion des flux de travail ad hoc. L'objectif des organisations engagées dans le BPM est de prendre le contrôle de leur myriade de processus et de s'efforcer constamment de les optimiser pour créer une organisation plus efficace et mieux à même de fournir ses produits et/ou services finis. Ainsi, le BPM a pour but d'aider les dirigeants d'une organisation à réaliser non seulement des gains d'efficacité opérationnelle, mais aussi à atteindre leurs objectifs globaux pour l'ensemble de l'organisation. C'est enfin un outil de gestion de projet 360 de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un processus d'affaires ?

Un processus de gestion est une séquence d'événements ou de tâches qui doit être exécutée pour qu'une entreprise puisse fonctionner. Par exemple, l'achat d'un client qui se traduit par une livraison est un processus opérationnel clé qui existe dans de nombreuses organisations. Pour en savoir plus sur un processus de gestion, les étapes pour le définir et les exemples d'un processus de gestion, consultez ce billet.

Étapes de BPM

Le BPM se compose de plusieurs étapes. Certains experts en BPM énumèrent cinq étapes (conception, modélisation, exécution, surveillance, optimisation), tandis que d'autres énumèrent six étapes ou plus et/ou utilisent des noms différents pour ces étapes (analyse, modélisation, mise en œuvre, surveillance, gestion, automatisation). Malgré les variations dans le nombre et le nom des étapes, les composantes du cycle de vie du BPM comprennent généralement :

• Concevoir le processus opérationnel tel qu'il devrait idéalement exister et analyser le processus tel qu'il existe actuellement et ce qui est nécessaire pour l'améliorer ;
• Modéliser ou prendre en compte le fonctionnement du processus de gestion dans différents scénarios ;
• Mettre en œuvre ou exécuter des solutions d'amélioration, y compris la normalisation et l'automatisation des processus ;
• Surveiller les améliorations ;
• Continuer d'optimiser les processus d'affaires.

Pourquoi la gestion des processus d'affaires est-elle importante ?

Le BPM permet aux leaders organisationnels de comprendre les divers processus qui se déroulent au sein de leur organisation, de les analyser de bout en bout et de les améliorer de façon continue. Cette activité permet aux leaders organisationnels d'optimiser les processus opérationnels de bout en bout et non seulement d'améliorer les tâches individuelles, donnant ainsi aux leaders organisationnels la capacité d'avoir un plus grand impact sur les résultats. Un BPM bien exécuté peut réduire le gaspillage, réduire les erreurs, gagner du temps et générer de meilleurs produits et services. De plus, un BPM bien exécuté apporte continuellement des améliorations.

Parce que le BPM n'est pas une tâche ponctuelle, les leaders organisationnels gèrent les processus d'affaires de bout en bout sur une base continue et se concentrent donc sur la recherche de nouvelles façons d'optimiser les processus d'affaires de bout en bout à mesure que les tendances du secteur et du marché créent de nouvelles pressions et de nouvelles opportunités et que les technologies émergentes soutiennent mieux ou automatisent les tâches dans le processus global. Lorsqu'ils ne sont pas organisés et non systématisés, de mauvais processus d'affaires peuvent mener à la pagaille. Au niveau individuel, les gens ne voient qu'une partie d'un processus, et très peu d'entre eux peuvent voir tous les effets d'un processus, où il commence et où il se termine, les données clés nécessaires et les goulots d'étranglement et les inefficacités potentiels.

Des processus chaotiques et non gérés nuisent aux affaires et mènent à un ou plusieurs de ces scénarios :

• Temps perdu
• Plus d'erreurs
• Accusation accrue
• Manque de données
• Employés démoralisés
• L'application des organisations de gestion des processus d'affaires peut améliorer leurs processus et assurer le fonctionnement optimal de tous les aspects des opérations.

Les étapes de la gestion des processus de gestion :

Étape 1 : Conception

La plupart des processus comprennent un formulaire de collecte des données et un workflow de traitement. Créez votre formulaire et identifiez qui sera responsable de chaque tâche dans le workflow.

Étape 2 : Modèle

Représenter le processus dans une mise en page visuelle. Fixez des détails comme les délais et les conditions pour donner une idée claire de la séquence des événements et du flux de données tout au long du processus.

Etape 3 : Exécuter

Exécutez le processus en le testant en direct avec un petit groupe, puis ouvrez-le à tous les utilisateurs. Assurez-vous de restreindre l'accès aux informations sensibles.

Étape 4 : Surveiller

Gardez un œil sur le processus au fur et à mesure de son déroulement dans le workflow. Utilisez les bons indicateurs pour identifier les progrès, mesurer l'efficacité et localiser les goulots d'étranglement.

Étape 5 : Optimiser

Au fur et à mesure que vous analysez, remarquez tous les changements qui doivent être apportés à votre formulaire ou à votre workflow pour les rendre plus efficaces. Envisager des mesures d'amélioration des processus opérationnels.

Quels sont les différents types de Business Process Management ?

Les systèmes BPM peuvent être catégorisés en fonction de l'objectif qu'ils servent. Voici les trois types de gestion des processus d'affaires :

BPM centré sur l'intégration :

Ce type de système de gestion des processus d'affaires gère les processus qui passent principalement d'un système existant à un autre (p. ex. SGRH, CRM, ERP) sans grande intervention humaine. Les systèmes de gestion des processus d'entreprise centrés sur l'intégration disposent de connecteurs étendus et d'un accès API permettant de créer des processus qui évoluent rapidement.

BPM centré sur l'humain :

Le BPM centré sur l'être humain est destiné aux processus qui sont principalement exécutés par des humains. Il y a souvent beaucoup d'approbations et de tâches accomplies par des individus. Ces plates-formes se distinguent par une interface utilisateur conviviale, des notifications faciles et un suivi rapide.

BPM centré sur le document :

Ces solutions de gestion des processus d'affaires sont requises lorsqu'un document (p. ex. un contrat ou un accord) est au cœur du processus. Ils permettent le routage, le formatage, la vérification et la signature du document au fur et à mesure que les tâches passent dans le flux de travail. La plupart des systèmes de gestion des processus d'affaires pourront incorporer des éléments de chacun d'entre eux, mais chacun d'eux aura habituellement une spécialité.

Quels sont les avantages de l'intégration de la gestion des processus métier ?

Voici quelques-uns des principaux avantages de l'utilisation du BPM dans votre entreprise :

• Maîtriser les processus chaotiques et lourds
• Créer, mapper, analyser et améliorer les processus d'affaires
• Mener les opérations quotidiennes avec plus d'efficacité
• Réaliser des objectifs organisationnels plus importants
• Vers la transformation numérique
• Améliorer et optimiser les opérations enchevêtrées
• Suivre de près les éléments individuels au fur et à mesure qu'ils se déplacent dans un flux de travail.

Exemples de gestion des processus d'affaires :

RH :

Avez-vous déjà eu l'impression que le processus d'intégration de votre organisation est trop complexe et chaotique ? Votre service des ressources humaines demande-t-il aux candidats de remplir des formulaires papier qui les épuisent ? En effet, votre service du personnel ne dispose pas du principe du Business Process Management (BPM). L'application de la gestion des processus métier vous aide à automatiser vos processus RH de bout en bout, réduisant ainsi les coûts, le temps et les formulaires papier. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de la façon dont la gestion des processus d'affaires aide votre service des ressources humaines à améliorer ses processus :

Ventes :

Dans la plupart des organisations, l'équipe des ventes consacre beaucoup de temps à la coordination avec l'équipe des comptes clients (CA) pour faire approuver les factures de vente. Même une petite faute de frappe dans les factures ruine la vie des vendeurs. C'est là qu'intervient la gestion des processus d'affaires, puisqu'elle automatise le processus d'approbation des factures, éliminant ainsi les risques d'erreurs manuelles et les va-et-vient entre les vendeurs et l'équipe AR. Ci-dessous se trouvent quelques scénarios dans le département des ventes, où la gestion des processus d'affaires peut les aider à rationaliser leurs processus :

L'équipe des finances est celle qui est bombardée de formulaires papier et de courriels tous les jours, car tout ce qui implique de l'argent doit passer par eux. Par exemple, si l'équipe de gestion des biens veut acheter 50 ordinateurs portables, elle envoie le devis qu'elle a reçu du fournisseur à l'équipe des finances, pour qu'elle l'approuve. Ce n'est qu'un cas parmi d'autres. Imaginez combien de courriels ou de formulaires papier de ce genre ils recevraient quotidiennement de diverses équipes. En l'absence d'un système en place, il leur sera difficile de gérer tous ces éléments. Celui qui les aide à gérer ces processus est essentiellement le système de gestion des processus d'affaires (BPM). Voici quelques scénarios au sein du service des finances, où la gestion des processus d'affaires est un atout de taille.

• Caractéristiques Chaque outil de gestion des processus d'affaires compétent devrait avoir
• Outil de diagramme de processus visuel
• Concepteur de formulaires par glisser-déposer
• Contrôle d'accès basé sur les rôles
• Support mobile
• Fonctions d'administrateur puissantes
• Single Sign-On (SSO)
• Intégration avec les systèmes logiciels existants
• Rapports et analyses
• Performance pour les grandes bases d'utilisateurs
• Mesure de la performance des procédés
• Vous devez comprendre ce qu'un bon système de gestion des processus d'affaires devrait avoir et ce que vous devriez rechercher. Recherchez les caractéristiques clés de différents fournisseurs et découvrez vos besoins uniques.